Workshop for teams
Prioritér opgaverne rigtigt
Så teamet bruger tiden på de rigtige ting
Afdelinger kan køres i knæ, når kommunikationen omkring
opgavehåndtering ikke er t-y-d-e-l-i-g.
Hvad mon der sker, hvis teamet ikke kender prioriteringen af de opgaver, det skal håndtere?
Eller – når der lige pludselig kommer noget flyvende ind fra højre, som akut rydder resten af ugens kalender – hvad sker der så med de opgaver, der blev skubbet?
Jeg ved det godt. Det ER lidt af en gyser.
Nemt at lære – ikke så nemt i praksis:
at prioritere de rigtige opgaver i fællesskab
Én af de ting, der bliver meget tydelige for medarbejdere, der har været i stress-håndteringsforløb hos mig er, at de faktisk ikke har en leder eller team, hvor opgavernes håndteringsrækkefølge er soleklar.
Så medarbejderen har opfundet sin egen ”det skal prioriteres sådan her”.
Det sker tilmed ret ofte, at ALLE medarbejderne i afdelingen har hver deres måde at vurdere på, hvad der er vigtigst at lave.
Og det kan sagtens være den rigtige måde at gøre det på – men hvis de andre i teamet ikke er enige, eller har deres egen måde at prioritere på – så vil der være opgaver, som ikke bliver taget hånd om til rette tid.
Eller – og det er næste værre endnu – der vil være opgaver, som bliver håndteret – som ikke er vigtige for hverken forretning eller bundlinje. Og hvis det er rigtig grelt; så er der flere medarbejdere, der bruger tid på dém, end på opgaver, der er kritiske for forretningen.
Man kan jo godt som leder sige ”jeg ønsker, at vi prioriterer sådan hér”. Så er man faktisk nået ret langt i sin ledelse.
Men hvis du som leder har arvet et team, der håndterer opgaver på en måde, der ikke er særlig hensigtsmæssig; så kan det være en RET tung opgave at gøre det klart, hvorfor der er nødt til at ændres på en arbejdsgang.
For at gøre det nemmere for hele teamet at prioritere de rigtige opgaver på den rigtige måde, holder jeg skræddersyet workshops for små og større teams.
Med prioritering undgår I:
At en haste-opgave falder mellem 2 stole – fordi I har aftalt hvordan de skal modtages
At den samme kollega får skod-opgaverne hver gang
At alle løber efter den samme bold – og overser de 4, der ligger midt på banen og venter.
Skræddersyet workshop for teams
Vi gennemgår Eisenhowermodellen; som er nem at lære at bruge. Kunsten ved den er at blive enige om, hvilke opgaver, der har hvilken “etiket” på, sådan så alle ved, hvordan en opgave skal prioriteres, uanset om den lander i fælles indbakken eller kommer ind af døren i form af en nyt kundekrav eller lovændring.
Med i Eisenhowermodellen ligger især en helt naturlig bevidsthed om, hvilke opgaver, der ikke skal laves – altså hvad man gerne må smide over højre skulder i teamet. Dét frigiver tid – og den tid kan så bruges på de andre opgaver i stedet for.
Det er min erfaring at jo større organisation, et team er en del af, jo vigtigere bliver det at være helt skarp på, hvad der ikke skal laves – fordi opgaverne har det med at formere sig større organisationer.
Sådan foregår workshoppen
DAG 1
En hel dag, hvor jeg sammen med teamet, laver klarlægning af opgaver, og de får undervisning i at prioritere opgaver.
DAG 2
En måneds tid efter kommer 2. dag, som kun er en halv dag. Her er der opfølgning på modellen og hvordan det går med at bruge den.
Imellem de to workshopdage, har der været en tilbagemelding til teamleaderen om de indsatspunkter, der er konstateret fra min side, på workshopdag 1.
Og sådan en tilbagemelding er der også efter workshopdag 2.
1,5 workshopdag er minimum. Hvis teamet er stort, skal workshoppen måske knækkes over flere dage alt efter om I kan drifte med halv bemanding eller ikke.
Fælles forståelse øges i teamet ved at at bruge en ordentlig model for prioritering af opgaver
Min opgave, når jeg lærer jer om modellen, er at I ender med at have en fælles forståelse af, hvordan I arbejder efter modellen. Det vil sige, at I skal være enige om, hvilke opgaver, der ligger hvor i den model. For at det lykkes, lærer I også andre ting på workshoppen f.eks.:
Bruge bevidst stilhed til at stille knivskarpt på en opgave med.
Bruge pomodoro-teknikken til at holde fokus på noget og blive hurtigere færdig.
Tale sammen indbyrdes på en hensigtsmæssig måde, så opgaver bliver fordelt og løst uden at det er den samme person i teamet hver gang, der sidder med en skod-opgave.
Prioritering af opgaver kræver samarbejde
Det kan ikke lade sig gøre, at lære noget uden at man også får en lidt større forståelse for, hvilke kolleger, man har. Og forståelsen baner vej for et bedre samarbejde på tværs af teamet.
Og jeg lægger altid op til, at det er underholdende at lære noget – for så lærer man nemlig bedst.
Pris på en tilpasset workshop
Hver workshop er tilrettelagt til at imødekomme behovene i det team, jeg arbejder med. Der er væsentlig forskel på, om teamet er kundevendt eller internt orienteret. Jeg tager også højde for antallet af deltagere, da teams kommer i alle størrelser.
En workshop inkluderer også videndeling med ledelsen og en mini-manual om “hvordan vi integrerer nye opgaver i Eisenhower-modellen” fra et ledelsesperspektiv. Dette sikrer, at teamet fortsætter med at modtage vejledning fra teamlederen om prioriteringer.
Derfor kan jeg ikke give en fast pris – det vil altid være afhængig af flere faktorer. Her er nogle af de faktorer, du bør overveje:
- Antal deltagere i workshoppen – mellem 2 til 12 (for større teams, vil der være flere facilitatorer)
- Varighed af workshoppen – minimum er 1,5 dage
- Antal teamledere/ledere, der skal rapporteres til
- Kørsel – hvor langt jeg skal rejse for at møde jer
Priseksempel på skræddersyet workshop for:
1 team på 6 personer + 1 TL + kørsel: 28 timer – 33.600,- dkk ex moms
Tøv ikke med at kontakte mig for en uforpligtende samtale om, om Eisenhower-modellen og min workshop kan være til hjælp for jer.
Mød din underviser: Jytte Jensen
”Nogle mennesker arbejder bedst under pres – og andre arbejder kun under pres”
Det citat kunne godt handle om mig – indtil i 2010, da jeg hos min egen coach stiftede bekendtskab med Eisenhowermodellen. Jeg holder meget af den, for den er nemt at bruge og den passer en struktur-fascist som mig rigtig godt.
Men nu er det jo ikke kun struktur-fascister, der har glæde af at kunne prioritere tid og opgaver.
Fra mit arbejde som coach ved jeg, at det ikke er så meget et spørgsmål om, at folk ikke véd, de er nødt til at gøre et eller andet for at komme i gang med de der opgaver. De ved bare ikke hvad.
Og det er det, vi arbejder med på workshoppen her!